Politique de protection des données personnelles

1. Introduction

Dans le cadre de son activité professionnelle, Astrid Marques, Avocate au Barreau de Paris, exerçant à titre individuel (ci-après le « Cabinet »), est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives notamment à ses clients, prospects, contacts, interlocuteurs professionnels, partenaires et prestataires, ainsi qu'aux utilisateurs de son site internet.

La présente politique a pour objet de vous informer, de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, sur les conditions dans lesquelles le Cabinet collecte et traite vos données à caractère personnel ainsi que sur les droits dont vous disposez.

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par le Cabinet sont réalisés conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Le Cabinet agit, pour les traitements décrits dans la présente politique, en qualité de responsable du traitement, sauf lorsqu'il intervient pour le compte d'un client dans des conditions conduisant à lui conférer une autre qualité au sens de la réglementation applicable.

2. Une collecte loyale et transparente de vos données

Le Cabinet veille à collecter et traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente.

Lorsque cela est requis, les personnes concernées sont informées de la collecte de leurs données et des principales caractéristiques du traitement mis en œuvre.

Aucune donnée n'est collectée à l'insu des personnes concernées, sous réserve des situations dans lesquelles les données peuvent légitimement être obtenues auprès de tiers, notamment dans le cadre du traitement d'un dossier ou de l'exercice ou de la défense de droits en justice.

3. Une utilisation légitime et proportionnée de vos données

Le Cabinet traite les données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Il veille à ne collecter et traiter que les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies.

Compte tenu de la nature de l'activité d'avocat, les informations traitées dans le cadre d'un dossier peuvent toutefois comprendre des données particulièrement sensibles lorsque leur traitement est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ou, plus généralement, à l'accomplissement de la mission confiée au Cabinet dans les conditions autorisées par la réglementation applicable.

Le Cabinet veille également, dans la mesure du possible, à l'exactitude et à la mise à jour des données traitées.

4. Les données à caractère personnel que nous traitons

Selon la nature de votre relation avec le Cabinet et la mission concernée, le Cabinet peut notamment traiter les catégories de données suivantes :

• données d'identification et de contact : civilité, nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;

• données relatives à votre situation personnelle et, lorsque cela est nécessaire au traitement d'un dossier, à votre situation familiale ;

• données relatives à votre vie professionnelle : fonctions, employeur, parcours professionnel, rémunération, ancienneté, conditions de travail et plus généralement toute information professionnelle nécessaire au traitement d'un dossier ;

• données économiques, financières, fiscales et patrimoniales lorsque celles-ci sont nécessaires ;

• données relatives aux contrats, relations de travail, rémunérations et avantages ;

• données relatives à des procédures judiciaires, administratives ou disciplinaires ;

• données relatives à des infractions ou condamnations lorsque leur traitement est nécessaire et autorisé par la réglementation applicable ;

• données particulières au sens de l'article 9 du RGPD, notamment des données relatives à la santé, lorsque leur traitement est nécessaire à l'accomplissement de la mission confiée au Cabinet et juridiquement autorisé ;

• données relatives à la facturation et au règlement des honoraires ;

• contenus des échanges avec le Cabinet et documents transmis au Cabinet ;

• données relatives aux rendez-vous et échanges téléphoniques ou en visioconférence ;

• données de connexion et informations techniques liées à l'utilisation du site internet.

Ces données peuvent être collectées directement auprès de vous ou, lorsque les circonstances le justifient, auprès de votre employeur ou ancien employeur, de votre conseil, de votre assureur de protection juridique, de votre expert-comptable, de juridictions, administrations, organismes sociaux, confrères, commissaires de justice, experts ou autres intervenants dans un dossier, ainsi qu'à partir de sources légalement accessibles.

5. Finalités et bases juridiques des traitements

5.1 Gestion des demandes de contact et des prospects

Le Cabinet traite les informations communiquées par les personnes qui le contactent afin :

• de répondre à leurs demandes ;

• d'analyser leur situation et la possibilité d'une intervention du Cabinet ;

• d'organiser un premier échange ou rendez-vous ;

• d'établir, le cas échéant, une proposition d'intervention ou une convention d'honoraires ;

• d'effectuer les vérifications préalables nécessaires, notamment en matière de conflits d'intérêts.

Ces traitements reposent, selon les situations, sur l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou sur l'intérêt légitime du Cabinet à gérer et développer son activité professionnelle.

5.2 Gestion des clients et des dossiers

Le Cabinet traite les données nécessaires à :

• l'ouverture et la gestion administrative des dossiers ;

• la réalisation des consultations et prestations juridiques ;

• la rédaction et la négociation d'actes et contrats ;

• l'assistance et la représentation des clients ;

• la conduite et le suivi des procédures judiciaires, administratives ou amiables ;

• la gestion des échanges avec les clients, confrères, juridictions, administrations, organismes et autres intervenants ;

• l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice ;

• la conservation des éléments nécessaires à la preuve des diligences réalisées.

Lorsque le client est une personne physique, ces traitements reposent principalement sur l'exécution du contrat conclu avec le Cabinet ou sur l'exécution de mesures précontractuelles.

Lorsque le client est une personne morale, certains traitements concernant ses représentants, salariés ou interlocuteurs reposent notamment sur l'intérêt légitime du Cabinet et de son client à permettre l'exécution de la mission confiée.

Lorsque des catégories particulières de données sont traitées, leur traitement est réalisé dans les conditions prévues par la réglementation applicable, notamment lorsqu'il est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

5.3 Gestion des rendez-vous et communications

Le Cabinet traite les informations nécessaires pour organiser et assurer le suivi des rendez-vous physiques, téléphoniques ou en visioconférence.

Ces traitements reposent sur l'exécution de mesures précontractuelles, l'exécution de la relation contractuelle ou l'intérêt légitime du Cabinet à organiser son activité et ses relations professionnelles.

Les visioconférences ne font pas l'objet d'un enregistrement systématique. Tout enregistrement éventuel nécessitant une information ou un consentement préalable sera traité conformément aux exigences légales applicables.

5.4 Facturation, comptabilité et gestion des honoraires

Le Cabinet traite les données nécessaires :

• à l'établissement et au suivi des conventions d'honoraires ;

• à la facturation ;

• au suivi des règlements ;

• au recouvrement des sommes dues ;

• à la tenue de la comptabilité ;

• au respect de ses obligations fiscales et comptables.

Ces traitements reposent, selon les opérations concernées, sur l'exécution du contrat, l'intérêt légitime du Cabinet à assurer le paiement de ses honoraires et le respect de ses obligations légales.

5.5 Gestion des prestataires et partenaires professionnels

Le Cabinet traite les données de ses prestataires, fournisseurs, confrères et partenaires afin d'assurer la gestion et le suivi de ses relations professionnelles.

Ces traitements reposent sur l'exécution des contrats concernés ou sur l'intérêt légitime du Cabinet à organiser et gérer ses relations professionnelles.

5.6 Communication professionnelle et prospection

Le Cabinet peut traiter les coordonnées de ses clients, anciens clients, prospects et contacts professionnels afin notamment :

• d'adresser des informations relatives à l'activité du Cabinet ;

• de communiquer sur des actualités juridiques ;

• d'adresser des invitations à des événements professionnels ;

• d'adresser des vœux ou communications institutionnelles ;

• de développer et entretenir son réseau professionnel.

Ces traitements reposent, selon les circonstances et le destinataire, sur le consentement de la personne concernée ou sur l'intérêt légitime du Cabinet à communiquer sur son activité et à entretenir ses relations professionnelles, dans le respect des règles applicables à la prospection électronique.

Toute personne peut s'opposer à tout moment à la réception de communications de prospection.

5.7 Site internet

Le Cabinet peut traiter certaines données dans le cadre de l'exploitation du site astridmarques-avocat.fr, notamment afin :

• d'assurer son fonctionnement et sa sécurité ;

• de permettre aux utilisateurs de prendre contact avec le Cabinet ;

• de répondre aux demandes adressées par l'intermédiaire du site.

Ces traitements reposent, selon les cas, sur l'intérêt légitime du Cabinet, l'exécution de mesures précontractuelles ou le consentement de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis.

5.8 Réseaux sociaux

Le Cabinet peut être présent sur des réseaux sociaux professionnels ou autres plateformes en ligne.

Il peut y traiter des données afin de publier des contenus relatifs à son activité, interagir avec les utilisateurs, répondre aux messages reçus et mesurer l'intérêt porté à ses publications.

Ces traitements reposent notamment sur l'intérêt légitime du Cabinet à assurer la visibilité et le développement de son activité professionnelle.

Les plateformes concernées mettent par ailleurs en œuvre leurs propres traitements de données, sur lesquels le Cabinet n'exerce pas de contrôle général. Les utilisateurs sont invités à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.

5.9 Gestion des demandes d'exercice de droits

Le Cabinet traite les informations nécessaires à :

• la réception des demandes d'exercice des droits relatifs aux données personnelles ;

• la vérification, lorsque cela est nécessaire, de l'identité du demandeur ;

• l'instruction et le suivi de ces demandes ;

• la conservation de la preuve de la réponse apportée.

Ces traitements reposent sur le respect des obligations légales du Cabinet.

6. Les destinataires de vos données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes ayant besoin d'en connaître au regard des finalités poursuivies.

Selon les circonstances, peuvent notamment être destinataires de certaines données :

• le Cabinet et les personnes habilitées intervenant sous son autorité ;

• les avocats, confrères et correspondants auxquels le Cabinet fait appel dans le cadre d'un dossier ;

• les juridictions, greffes et autorités administratives ;

• les commissaires de justice ;

• les experts judiciaires ou privés ;

• les organismes sociaux et administrations compétentes ;

• les prestataires techniques et informatiques du Cabinet ;

• les prestataires de messagerie, stockage, visioconférence et solutions bureautiques ;

• les prestataires comptables et financiers du Cabinet ;

• les établissements bancaires et organismes intervenant dans le règlement des honoraires ;

• le Barreau, le Bâtonnier et les organismes professionnels compétents lorsque leur intervention est requise.

Les informations couvertes par le secret professionnel de l'avocat ne sont communiquées que dans les conditions autorisées par les règles professionnelles et la législation applicable.

7. Les outils informatiques et les transferts de données

Pour les besoins de son activité, le Cabinet utilise différents outils et prestataires informatiques, notamment des solutions de messagerie électronique, de bureautique, de stockage documentaire, d'agenda et de visioconférence.

Le Cabinet utilise notamment les solutions Microsoft 365, comprenant en particulier des services de messagerie, de stockage et de partage documentaire, d'agenda et de visioconférence.

Certains prestataires utilisés par le Cabinet peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l'Espace économique européen ou faire intervenir des sociétés appartenant à des groupes internationaux.

Lorsque des données font l'objet d'un transfert vers un pays tiers, le Cabinet veille à ce que ce transfert soit réalisé conformément à la réglementation applicable et, lorsque cela est nécessaire, qu'il repose sur un mécanisme de transfert reconnu par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties le cas échéant de garanties complémentaires appropriées.

8. Durées de conservation

Le Cabinet conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée, lorsque cela est nécessaire, des durées permettant au Cabinet de respecter ses obligations légales ou de constater, exercer ou défendre ses droits.

À titre principal :

Prospects et demandes de contact : les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect, sauf relation contractuelle ultérieure.

Dossiers clients : les données sont conservées pendant la durée de la relation avec le client puis, en principe, pendant cinq ans à compter de la fin de la mission, sous réserve des durées de prescription applicables et de situations justifiant une conservation plus longue, notamment pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, la gestion d'une réclamation ou le respect des obligations professionnelles du Cabinet.

Facturation et documents comptables : les documents soumis aux obligations légales de conservation sont conservés pendant la durée prévue par les textes applicables, pouvant notamment atteindre dix ans pour certains documents comptables.

Prestataires et partenaires : les données sont conservées pendant la durée de la relation puis pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation et des éventuelles réclamations.

Prospection et communication professionnelle : les données des prospects peuvent être conservées pendant trois ans à compter du dernier contact avec le Cabinet, sous réserve de l'exercice antérieur d'un droit d'opposition.

Demandes d'exercice des droits : les éléments nécessaires à la gestion et à la preuve du traitement de la demande sont conservés pendant la durée nécessaire au respect des obligations du Cabinet et à la défense de ses droits.

À l'issue des durées applicables, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation ou nécessité légitime d'en poursuivre la conservation.

9. Sécurité et confidentialité des données

Le Cabinet accorde une importance particulière à la sécurité et à la confidentialité des données personnelles qu'il traite.

Il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données, des traitements réalisés et des risques encourus afin de préserver leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité et de les protéger notamment contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé.

L'accès aux informations est limité aux personnes ayant besoin d'en connaître dans le cadre de leurs fonctions ou missions.

Le Cabinet veille également à la sécurité de ses équipements, comptes, moyens d'authentification et espaces de stockage et sélectionne ses prestataires en tenant compte des garanties qu'ils présentent en matière de protection des données.

10. Sous-traitants

Lorsque le Cabinet fait appel à un prestataire amené à traiter des données personnelles pour son compte, il veille à recourir à des prestataires présentant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Lorsque la réglementation l'exige, les relations avec ces prestataires sont encadrées contractuellement conformément aux exigences de l'article 28 du RGPD.

Les sous-traitants ne sont autorisés à traiter les données personnelles que conformément aux instructions du Cabinet et pour les finalités prévues dans le cadre de leur intervention.

11. Cookies et autres traceurs

Le site internet du Cabinet n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement technique (par exemple pour assurer la navigation entre les pages).

Le site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de traçage à des fins commerciales. En conséquence, aucun recueil de consentement préalable n'est nécessaire au titre de ces cookies, ni aucun outil de gestion des préférences.

Cette politique est susceptible d'évoluer si le Cabinet venait à recourir à d'autres traceurs ; la présente section serait alors mise à jour en conséquence.

12. Vos droits

Dans les conditions et limites prévues par la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants.

12.1 Droit d'accès

Vous pouvez demander au Cabinet de vous confirmer si des données personnelles vous concernant sont traitées et, lorsqu'elles le sont, obtenir l'accès à ces données ainsi qu'aux informations prévues par la réglementation.

Vous pouvez également demander une copie des données personnelles faisant l'objet du traitement, sous réserve notamment des droits et libertés d'autrui et du respect du secret professionnel.

12.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification des données personnelles vous concernant qui seraient inexactes ainsi que, compte tenu des finalités du traitement, que les données incomplètes soient complétées.

12.3 Droit à l'effacement

Dans les situations prévues par la réglementation, vous pouvez demander l'effacement des données personnelles vous concernant.

Le droit à l'effacement n'est toutefois pas un droit absolu. Le Cabinet peut notamment être tenu ou autorisé à conserver certaines données afin de respecter une obligation légale, d'assurer la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ou de satisfaire à ses obligations professionnelles.

12.4 Droit à la limitation du traitement

Dans les cas prévus par le RGPD, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

12.5 Droit d'opposition

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime du Cabinet, vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles.

Le Cabinet pourra néanmoins poursuivre le traitement s'il démontre l'existence de motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Lorsque vos données sont utilisées à des fins de prospection, vous pouvez vous opposer à tout moment et sans avoir à justifier d'un motif à leur utilisation à cette fin.

12.6 Droit à la portabilité

Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez recevoir les données personnelles que vous avez fournies au Cabinet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Ce droit concerne les traitements automatisés fondés sur le consentement ou sur l'exécution d'un contrat et ne constitue pas un droit général applicable à l'ensemble des données traitées par le Cabinet.

12.7 Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

12.8 Directives relatives au sort de vos données après votre décès

Vous pouvez, dans les conditions prévues par la législation française, définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

12.9 Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté le Cabinet, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

13. Comment exercer vos droits ?

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles et pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Cabinet à l'adresse suivante :

Astrid Marques -- Avocate

E-mail : am@astridmarques-avocat.fr

Afin de permettre au Cabinet de traiter efficacement votre demande, il est recommandé d'indiquer précisément son objet et le ou les droits que vous souhaitez exercer.

Lorsque le Cabinet a des doutes raisonnables concernant l'identité de la personne présentant une demande, des informations complémentaires nécessaires à la confirmation de son identité pourront être demandées.

Le Cabinet s'efforcera de répondre à toute demande dans les délais prévus par la réglementation applicable.

14. Secret professionnel et exercice des droits

L'exercice des droits relatifs aux données personnelles doit être concilié avec les obligations légales et déontologiques auxquelles le Cabinet est soumis et, en particulier, avec le secret professionnel de l'avocat et les droits et libertés des tiers.

En conséquence, une demande d'accès ou de communication ne saurait avoir pour effet de permettre la communication d'informations concernant des tiers lorsque celle-ci porterait atteinte à leurs droits ou au secret professionnel.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin notamment de tenir compte de l'évolution des traitements mis en œuvre par le Cabinet, de ses outils, de ses activités ou de la réglementation applicable.

La version en vigueur est celle publiée sur le site internet du Cabinet.